Comment gérer plus efficacement ses emails

L’email est un outil de travail super pratique. Mais il peut aussi tuer ta productivité. Voici 7 conseils pour optimiser la gestion de tes mails.

Sommaire de ce podcast

• Faire comme les grands CEO (Tim Cook, Bezos, Musk…)
• Gérer ses emails avec la règle des 5 minutes
• Utiliser les options d’automatisation de la messagerie
• Arrêter de retaper toujours le même mail
• Se désabonner des newsletters inutiles
• Programmer ses emails à l’avance
• Viser l’Inbox Zéro dans sa messagerie

L’email, un canal intrusif

Petite stat pour se remettre les idées en place :

En moyenne, une personne reçoit 40 et 80 emails pros par jour.

Le plus dingue ?

Environ 30% d’entre eux ne nous concernent pas directement (merci les « Copie » inutiles qui polluent la boîte..).

Pour être plus efficace, voici 7 bonnes pratiques pour reprendre la main sur ta messagerie.

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Faire comme les grands CEO (Tim Cook, Bezos, Musk…)

Arrête de sauter sur ton téléphone dès que tu reçois une notif d’email.

Checke tes messages 3 fois par jour seulement.

Par exemple :

Une fois en arrivant,
Une fois après le déj,
Et une fois avant de fermer ton ordi le soir.

Le reste du temps ?

Concentre-toi sur tes tâches et tes dossiers en cours.

Gérer ses emails avec la règle des 5 minutes

C’est simple et radical :

Si un mail demande une réponse qui te prend moins de 5 minutes, traite-le tout de suite.

Ne le laisse pas traîner dans ta liste.

Sinon il va squatter un coin de ton cerveau inutilement.

Utiliser les options d’automatisation de la messagerie

Les réponses automatiques, ce n’est pas que pour les vacances !

Tu peux en mettre une quand tu es sur un gros dossier pour dire :

« Je traite mes mails à 16h.
En cas de « vraie » urgence, appelez-moi ».

Ça calme direct ton interlocuteur, qui va te laisser tranquille en attendant ta réponse.

Arrêter de retaper toujours le même email

Crée-toi une base de données de réponses toutes prêtes.

Dès que tu vois que tu rédiges la même explication pour la troisième fois, fais-en un modèle.

Ensuite… Un petit copier-coller et hop, tu gagnes 10 minutes à chaque fois.

Multiplie ça par xxx emails, et tu verras que ça va te faire gagner des heures !

Se désabonner des newsletters inutiles

Si tu ne lis plus une newsletter depuis 3 mois, clique sur « unsubscribe ».

C’est un mail de moins à traiter demain.

Avec la messagerie d’Apple, tu as une fonction pour te désabonner automatiquement.

Ça doit exister sur Android, mais je ne suis pas utilisateur… 😉

Programmer ses emails à l’avance

Anticipe tes emails à envoyer en les rédigeant à l’avance (le matin par exemple).

Ensuite, tu peux programmer leur envoi pour l’après-midi ou le lendemain.

Comme ça, au lieu de les traiter dans l’urgence, tu les gères au fil de l’eau.

Et tu reprends le contrôle de ton agenda et de ton temps.

Viser l’Inbox Zéro dans sa messagerie

Dernier gros challenge :

Essaie de quitter le bureau le soir avec une boîte de réception vide.

Ça ne veut pas dire que tu as tout fini.

Mais que tu as trié,
archivé,
ou planifié ce qui reste.

Tu verras, la sensation de liberté en fermant l’ordi est incroyable :

Rien en attente,
Une boite vide,
C’est 100% de sérénité en plus ! 🌿

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